Това е дейност, при която се променя външния вид на текста. Подходящо избраните шрифт, стил на шрифта, подчертаване, размер и цвят оказват влияние върху цялостния облик на документа.
Преди да бъде форматиран даден текст, той трябва да бъде маркиран.

• шрифт (Font) - начина по който са изчертани символите: Tahoma, Monotype Corsiva, Verdana и други.
• стил на шрифта (Font style) - обикновен (Regular), получер (Bold, удебелен), курсив (Italic, наклонен) и подчертан (Underline)
• размер (Size) - измерва се в пунктове (pt). Стандартният размер при въвеждане на текст е 12 pt.
• цвят (Font Color).

Да се форматира абзац означава да се определят следните негови характеристики – подравняване, междуредово разстояние и отстъпи.

• подравняване (Alignment) - показва разположението на текста спрямо наборното поле на листа (ляво, дясно, центрирано и двустранно);



• междуредие (Line spaceing) - разстоянието между редовете в един абзац (Single, 1.5 Line, Double и т.н.);



• отстъпи - преди (before), след (after), отляво (left), дясно (right), от първи ред (First line).